Οδηγίες Συμπλήρωσης

ΟΔΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ

ΕΝΤΥΠΟΥ Ε4: πίνακαΣ Προσωπικού

26-11-2012

Ε4 Αρχική οθόνη «Εισαγωγή Κατάστασης Προσωπικού»

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Επιλέγεται το παράρτημα του εργοδότη για το οποίο υποβάλλεται πίνακας προσωπικού. Τα παραρτήματα που εμφανίζονται στη λίστα είναι αυτά που έχουν απογραφεί στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) του ΙΚΑ.

Όταν στη λίστα που ανοίγει δεν εμφανίζεται παράρτημα που έχει απογραφεί στο ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, τότε επιλέξτε το μενού [Μητρώα] > [Στοιχεία Εργοδότη] και ελέγξτε ότι δεν είναι κενό κανένα από τα πεδία: ΑΦΜ, Α.Μ.Ε., Φυσικό Πρόσωπο, Επωνυμία ή Επώνυμο, Όνομα (εάν είναι φυσικό πρόσωπο), Όνομα Πατέρα (εάν είναι φυσικό πρόσωπο), Δ.Ο.Υ., Νομική Μορφή και Κατάσταση. Εφόσον κάποιο/α από τα πεδία είναι κενό/α, θα πρέπει να ακολουθήσετε την διαδικασία Μεταβολής Στοιχείων Εργοδότη του ΙΚΑ.

Κατά τις περιπτώσεις υποβολής πίνακα προσωπικού για εργαζόμενους:
α. οι οποίοι παρέχουν υπηρεσίες σε χώρους εργασίας, που δεν αποτελούν παραρτήματα της επιχείρησης, όπως π.χ. φύλακες, καθαρίστριες, περιοδεύοντες πωλητές, αισθητικοί σύμβουλοι, ιατρικοί επισκέπτες κ.λπ., και
β. που μεταφέρονται σε άλλο παράρτημα της ίδιας επιχείρησης,
ανατρέξτε στο κεφάλαιο «ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΩΝ» στο τέλος των οδηγιών.

ΕΙΔΟΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ

Τα είδη των καταστάσεων (πινάκων) προσωπικού είναι τα εξής:

o Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ
Κατατίθεται από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου κάθε έτους.

o            Ε4 ΑΡΧΙΚΟΣ
Σε περίπτωση σύστασης νέου παραρτήματος που απασχολεί προσωπικό εκτός του χρονικού διαστήματος υποβολής του Ετήσιου πίνακα προσωπικού, δηλαδή από 16/11 κάθε έτους έως 14/9 του επόμενου έτους, τότε και μόνο υποβάλλεται Αρχικός πίνακας προσωπικού για το παράρτημα αυτό. Ο Αρχικός πίνακας είναι ο πρώτος που υποβάλλεται ηλεκτρονικά για το προαναφερθέν χρονικό διάστημα και αφορά τις περιπτώσεις: i) μεταβολής των αποδοχών, ii) πρόσληψης νέου εργαζομένου και iii) αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας.
Για τους εργαζόμενους που προσλαμβάνονται κατά την έναρξη λειτουργίας του νέου παραρτήματος, θα αναγράφεται στο πεδίο «Παρατηρήσεις» του κάθε εργαζόμενου «Νέα Πρόσληψη», ενώ για τους εργαζόμενους που μεταφέρονται από άλλο παράρτημα θα αναγράφονται στο ίδιο πεδίο «Μεταφορά από …» και ακολούθως τα στοιχεία της διεύθυνσης του Παραρτήματος από το οποίο μεταφέρθηκε.
Η υποβολή Αρχικού πίνακα αφορά την ηλεκτρονική υποβολή - και όχι τη διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία - και γίνεται με σκοπό να δοθεί η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής τροποποιητικών και συμπληρωματικών πινάκων, οι οποίοι συνδέονται πάντα με έναν ηλεκτρονικά υποβληθέντα Ετήσιο ή Αρχικό πίνακα προσωπικού.
ΠΡΟΣΟΧΗ !
Κατ’ εξαίρεση και μόνο για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο δεν είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική υποβολή, η χρήση του Αρχικού πίνακα επεκτείνεται και για την πρώτη ηλεκτρονική υποβολή. Εφόσον μετά τις 15/11/2012 υποβάλλεται για πρώτη φορά ηλεκτρονικά πίνακας προσωπικού, τότε θα ορίζεται ως Αρχικός πίνακας προσωπικού, στο γενικό πεδίο παρατηρήσεων του οποίου θα αναγράφεται το είδος της μεταβολής: «Τροποποίηση / Συμπλήρωση Ωραρίου», «Πρόσληψη» ή «Τροποποίηση Αποδοχών». Θα αναγράφεται επίσης υποχρεωτικά ο αριθμός πρωτοκόλλου και η ημερομηνία του χειρόγραφα υποβληθέντα ισχύοντα Ετήσιου πίνακα προσωπικού.

o Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ
Αφορά την περίπτωση αλλαγής των ήδη υποβληθέντων στοιχείων ωραρίου εργασίας ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας.

o Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΑΠΟΔΟΧΩΝ
Αφορά την περίπτωση μεταβολής στοιχείων των ήδη υποβληθεισών αποδοχών των εργαζομένων.

o Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ
Αφορά πρόγραμμα ωραρίου ή οργάνωσης του χρόνου εργασίας: αποτελεί συνέχεια ήδη υποβληθέντος προγράμματος ωραρίου εργασίας είτε οργάνωσης του χρόνου εργασίας του οποίου η ισχύς έχει παρέλθει.

o Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ
Υποβάλλεται σε περίπτωση πρόσληψης νέου εργαζομένου.

Οι συμπληρωματικοί και τροποποιητικοί πίνακες προσωπικού συνδέονται υποχρεωτικά με τον τελευταίο ηλεκτρονικά υποβληθέντα ετήσιο ή αρχικό πίνακα μέσω των πεδίων «ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΑΡΧΙΚΗΣ» και «ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΡΧΙΚΗΣ».

Εισαγωγή Εργαζομένων από αρχείο (*.xml):

Με κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» επιλέγεται αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο θα αντληθούν τα στοιχεία των εργαζομένων και θα εισαχθούν αυτόματα στον προς υποβολή πίνακα προσωπικού. Το αρχείο αυτό είναι αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή του υποβάλλοντος και έχει μορφή *.xml. Παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) ειδικής ανεξάρτητης εφαρμογής από την αρχική οθόνη του Πληροφοριακού Συστήματος, με τη χρήση της οποίας καταχωρούνται τοπικά τα στοιχεία των εργαζομένων και παράγεται το σχετικό αρχείο σε μορφή *.xml. Εναλλακτικά, στις περιπτώσεις που το αρχείο *.xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, μπορείτε να κατεβάσετε από το ίδιο σημείο το σχήμα (*.xsd) του αρχείου.

ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΑΡΧΙΚΗΣ και ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΡΧΙΚΗΣ

Κατά την υποβολή τροποποιητικού ή συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού αναφέρονται υποχρεωτικά στα παραπάνω δύο πεδία τα στοιχεία του τελευταίου ηλεκτρονικά υποβληθέντος ετήσιου ή αρχικού πίνακα και η ημερομηνία υποβολής αυτού. Όταν υποβάλλονται περισσότεροι του ενός τροποποιητικοί ή Συμπληρωματικοί πίνακες προσωπικού, τότε το σύνολο των πινάκων αυτών θα αναφέρονται στον ίδιο ετήσιο ή αρχικό πίνακα, ο οποίος θα είναι ο τελευταίος ετήσιος ή αρχικός που έχει υποβληθεί ηλεκτρονικά. Δεν μπορεί πχ κατά την υποβολή ενός συμπληρωματικού πίνακα προσωπικού να εισαχθούν στα παραπάνω δύο πεδία τα στοιχεία του αμέσως προηγούμενου συμπληρωματικού πίνακα.

Αναπαραγωγή από προηγούμενη υποβολή:

Για λόγους απλοποίησης διαδικασιών δίνεται η δυνατότητα χρησιμοποίησης παλαιότερης υποβολής ως πρότυπο για την υποβολή μιας νέας. Όταν το πεδίο «Αναπαραγωγή από Προηγούμενη Υποβολή» είναι επιλεγμένο, τότε το ήδη υποβληθέν έντυπο που προσδιορίζεται από τα πεδία «ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ ΠΡΟΣ ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ» και «ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣ ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ» θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο για την νέα υποβολή.

Ε4 Κύρια οθόνη «Εισαγωγή Κατάστασης Προσωπικού»

Ε4 ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΠΕΔΙΑ «ΙΚΑ»

Τα πεδία «ΕΠΩΝΥΜΙΑ», «Α.Μ.Ε.», «Α.Φ.Μ.», «Δ.Ο.Υ.», «Α/Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΤΑ ΙΚΑ», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» προκύπτουν μέσα από διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΙΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ

Εισάγονται τα πρώτα τέσσερα ψηφία του «ΚΩΔΙΚΟΥ ΑΡΙΘΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ» που έχει αποδοθεί από το TAXIS για το συγκεκριμένο παράρτημα.

ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ

Επιλέγεται από λίστα η «ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ» σύμφωνα με το Ν.3852/2010 (Νόμος Καλλικράτη) όπου βρίσκεται το παράρτημα, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ», «ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)» και «ΔΗΜΟΣ».

ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΣΕΠΕ

Επιλέγεται από λίστα η Υπηρεσία του ΣΕΠΕ στην κατά τόπον αρμοδιότητα της οποίας υπάγεται το παράρτημα.

ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗ ΧΩΡΑ

Συμπληρώνονται τα πεδία «Άνδρες», «Γυναίκες», «Ανήλικα» και «Σύνολο» για το σύνολο του απασχολούμενου προσωπικού στην ελληνική επικράτεια.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Σε αυτό το πεδίο παρακαλείστε να υποβάλλετε πληροφορίες που αφορούν το προς υποβολή έντυπο.

Ε4 ΕΡΓΟΔΟΤΗΣ - ΝΟΜΙΜΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ

ΠΕΔΙΑ «ΙΚΑ»

Εισάγεται ο Α.Φ.Μ. του νομίμου εκπροσώπου και ελέγχεται. Εφόσον ο νόμιμος εκπρόσωπος είναι απογεγραμμένος στο ΙΚΑ και δεν έχει λήξει η θητεία του, τα πεδία «Α.Φ.Μ.», «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ», «ΟΝΟΜΑ ΠΑΤΕΡΑ», «Δ.Ο.Υ.», «ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ», «Τ.Κ.», «ΤΗΛΕΦΩΝΟ», «ΦΑΞ» και «E-MAIL» συμπληρώνονται αυτόματα μέσα από τη διασύνδεση με το ΟΠΣ του ΙΚΑ. Σε περίπτωση μεταβολής των στοιχείων των παραπάνω πεδίων, ακολουθείται η από το ΙΚΑ καθορισμένη διαδικασία «Μεταβολή Στοιχείων Εργοδότη».

ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ

Επιλέγεται από λίστα η ‘ΔΗΜΟΤΙΚΗ/ΤΟΠΙΚΗ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ’ του τόπου κατοικίας, αφού προηγουμένως επιλεγούν τιμές για τα πεδία ‘ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ’, ‘ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ(ΠΡΩΗΝ ΝΟΜΟΣ)’ και ‘ΔΗΜΟΣ’.

Ε4 ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ - ΙΑΤΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ

Συμπληρώνονται τα στοιχεία «ΕΠΩΝΥΜΟ», «ΟΝΟΜΑ» και «Α.Φ.Μ.» του τεχνικού ασφάλειας (ΤΑ) και του ιατρού εργασίας (ΙΕ) που παρέχουν υπηρεσίες Ασφάλειας και Υγείας στο παράρτημα.

ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟΥ & ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ ΔΙΚ/ΚΩΝ

Αφορά την κατάθεση στην κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία ΚΕΠΕΚ ή Τμήμα Τεχνικής και Υγειονομικής Επιθεώρησης των δικαιολογητικών ορισμού ΤΑ και ΙΕ για τον έλεγχο του νομοτύπου της ανάθεσης. Το πεδίο συμπληρώνεται ως κείμενο πχ «2054/11-09-2012».

ΩΡΑΡΙΟ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

Συμπληρώνεται το πρόγραμμα επισκέψεων του ΤΑ και του ΙΕ στο παράρτημα πχ «κάθε 1^η Παρασκευή του μήνα 12:00 - 13:40».

Ε4 ΒΕΒΑΙΩΝ

Συμπληρώνονται τα προσωπικά στοιχεία του βεβαιούντος την ορθότητα των πάσης φύσεως καταβαλλόμενων μεικτών αποδοχών.

Ε4 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ

Εισαγωγή Απασχολούμενων από αρχείο. Επισυναπτόμενο Αρχείο (xml):

Με κλικ στο κουμπί «Αναζήτηση» ή «Browse» επιλέγεται αρχείο σε μορφή *.xml, από το οποίο μετά από κλικ στο κουμπί «Προσθήκη από αρχείο» θα αντληθούν τα στοιχεία των εργαζομένων και θα εισαχθούν αυτόματα στον προς υποβολή πίνακα προσωπικού. Το αρχείο αυτό είναι αποθηκευμένο τοπικά στον υπολογιστή του υποβάλλοντος και έχει μορφή *.xml. Παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) ειδικής ανεξάρτητης εφαρμογής από την αρχική οθόνη του Πληροφοριακού Συστήματος, με τη χρήση της οποίας καταχωρούνται τοπικά τα στοιχεία των εργαζομένων και παράγεται το σχετικό αρχείο σε μορφή *.xml. Εναλλακτικά, στις περιπτώσεις που το αρχείο *.xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, μπορείτε να κατεβάσετε από το ίδιο σημείο το σχήμα (*.xsd) του αρχείου.

Τα στοιχεία των απασχολούμενων είναι προ-συμπληρωμένα όταν προηγουμένως έχει γίνει η επιλογή «Ε4 - Αναπαραγωγή από Προηγούμενη Υποβολή».

On-Line Καταχώρηση στοιχείων εργαζομένων

Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Αποθήκευση», ανοίγει κάθε φορά η καρτέλα συμπλήρωσης στοιχείων νέου εργαζόμενου.

Α.Φ.Μ. - Α.Μ.Κ.Α. - ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ

Ο «Α.Φ.Μ.» και ο «Α.Μ.Κ.Α.» είναι υποχρεωτικά πεδία και ως εκ τούτου είναι αδύνατη η καταχώρηση εργαζομένου στον πίνακα προσωπικού όταν αυτός δεν διαθέτει και τους δύο αυτούς μοναδιαίους αριθμούς. Αντίθετα η συμπλήρωση του πεδίου «ΑΡΙΘΜΟΣ ΜΗΤΡΩΟΥ ΙΚΑ» είναι προαιρετική διότι δεν είναι όλοι οι εργαζόμενοι ασφαλισμένοι στο ΙΚΑ.

Αμέσως μετά τη συμπλήρωση του πεδίου «Α.Φ.Μ.» καταχωρούνται αυτόματα από την εφαρμογή τα λοιπά προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου με την προϋπόθεση ότι ο εργοδότης έχει υποβάλει ηλεκτρονικά για το συγκεκριμένο εργαζόμενο άλλο έντυπο για οποιοδήποτε παράρτημα.

ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΑ

Συμπληρώνεται με ελεύθερο κείμενο η ειδικότητα του εργαζόμενου.
ΠΡΟΣΟΧΗ: Δεν συμπληρώνεται κωδικός ειδικότητας.

ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ - ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ - ΔΙΑΚΟΠΗΣ

Συμπληρώνεται το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας. Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας να υποβληθούν με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf. Σε τέτοια περίπτωση τα δύο πεδία πρέπει να είναι κενά, να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο «ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΩΡΩΝ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ–ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ-ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΜΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ» και να προσδιορίζεται το σχετικό αρχείο στο πεδίο «Επισυναπτόμενο αρχείο» στο κάτω μέρος της οθόνης.

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εάν πρόκειται για πρακτική άσκηση, να αναγραφεί σε αυτό το πεδίο «Πρακτική άσκηση-ημεδαπός», ή «Πρακτική άσκηση-αλλοδαπός ΕΕ» ή «Πρακτική άσκηση-αλλοδαπός πολίτης τρίτης χώρας».

Πρόγραμμα εργασίας με αρχείο_Επισυναπτόμενο Αρχείο(pdf):

Αφορά μόνο την υποβολή του ωραρίου και της οργάνωσης του χρόνου εργασίας με επισυναπτόμενο αρχείο μορφής *.pdf. Το αρχείο αναζητείται στον τοπικό υπολογιστή από τον οποίο πραγματοποιείται η υποβολή και αφού επιλεγεί, επισυνάπτεται ηλεκτρονικά στο έντυπο. Όταν το ωράριο και η οργάνωση του χρόνου εργασίας υποβάλλονται με επισυναπτόμενο αρχείο πρέπει:

- τα δύο πεδία «ΩΡΕΣ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ–ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ» και «ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ – ΔΙΑΚΟΠΗΣ» να είναι κενά και

- να είναι επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο «ΚΑΤΑΘΕΣΗ ΩΡΩΝ ΕΝΑΡΞΗΣ & ΛΗΞΗΣ -ΗΜΕΡΕΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ, ΩΡΕΣ ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΤΟΣ - ΔΙΑΚΟΠΗΣ ΜΕ ΕΠΙΣΥΝΑΠΤΟΜΕΝΟ ΑΡΧΕΙΟ».

Επισήμανση: Η διαδικασία της ηλεκτρονικής υποβολής του Ε4 δεν μπορεί να ακολουθηθεί για τους εργαζομένους οι οποίοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του π.δ. 219/2000 «Μέτρα για την προστασία των εργαζομένων που αποσπώνται για την εκτέλεση προσωρινής εργασίας στο έδαφος της Ελλάδας, στο πλαίσιο διεθνικής παροχής υπηρεσιών» (ΦΕΚ 190Α/31-8-2000).

ΕΙΔΙΚΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΥΠΟΒΟΛΩΝ

ΗΔΗ ΥΠΟΒΛΗΘΕΝΤΕΣ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ ΕΤΗΣΙΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΟ 2012

Εάν έχετε ήδη καταθέσει Ετήσιο Πίνακα Προσωπικού, για το έτος 2012, με προσέλευση σε Τμήμα του ΣΕΠΕ, μπορείτε να τον υποβάλετε εκ νέου ηλεκτρονικά, σημειώνοντας στο πεδίο των Παρατηρήσεων της ενότητας «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ-ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ»: «Επανυποβολή του με (αρ. πρωτ.) και (ημ/νία) χειρόγραφα υποβληθέντα πίνακα προσωπικού .
Στις περιπτώσεις που έχουν επέλθει μεταβολές στο χρονικό διάστημα μεταξύ της χειρόγραφης υποβολής και της ηλεκτρονικής επανυποβολής, τότε πρέπει να κατατεθούν με προσέλευση στο αρμόδιο ΤΚΕ οι σχετικές τροποποιήσεις ωραρίου, μεταβολές αποδοχών ή νέες προσλήψεις και στη συνέχεια να γίνει ηλεκτρονική επανυποβολή, η οποία θα αποτυπώνει την υφιστάμενη κατά την στιγμή της υποβολής κατάσταση, και επιπλέον θα αναφέρει στο πεδίο των παρατηρήσεων τα στοιχεία (αρ. πρωτ. και ημ/νία) του χειρόγραφα υποβληθέντα πίνακα προσωπικού και των μεταβολών.

ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ ΠΟΥ ΠΡΟΣΦΕΡΟΥΝ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΟΥΣ ΣΕ ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ ΕΔΡΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ

1. Υποβολή «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΥ» πίνακα προσωπικού για απασχολούμενους εκτός της έδρας και των υποκαταστημάτων της επιχείρησης(π.χ φύλακες, καθαρίστριες, περιοδεύοντες πωλητές, αισθητικοί σύμβουλοι, ιατρικοί επισκέπτες κ.λπ.).

α. Ο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ» πίνακας προσωπικού της έδρας περιλαμβάνει τόσο τους εργαζόμενους της έδρας, όσο και το σύνολο των εργαζομένων που προσφέρουν τις υπηρεσίες τους σε περιοχές εκτός της έδρας και των υποκαταστημάτων της επιχείρησης.

β. Ως «Αρμόδια Υπηρεσία ΣΕΠΕ» θα καταχωρείται το Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης (στο εξής ΤΚΕ) της περιοχής της έδρας.

γ. Στο πεδίο των παρατηρήσεων της ενότητας «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ-ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ» θα αναγράφεται «Περιλαμβάνει εργαζόμενους εκτός της έδρας»

δ. Στην ενότητα «ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ» οι εργαζόμενοι θα είναι ομαδοποιημένοι ανά τόπο απασχόλησης (π.χ. έδρα, εμπορικό κέντρο Α, κέντρο διασκέδασης Β, εμπορικό κατάστημα Γ κ.λπ.), όπου στην αρχή θα συμπληρώνονται οι εργαζόμενοι στην έδρα.

ε. Στο πεδίο των παρατηρήσεων για κάθε εργαζόμενο της ενότητας «ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ» θα αναγράφονται τα στοιχεία της διεύθυνσης του τόπου απασχόλησης, με εξαίρεση τους εργαζόμενους στην έδρα της επιχείρησης.

2. Υποβολή «Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ» και «Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΩΝ» πινάκων προσωπικού για απασχολούμενους εκτός της έδρας και των υποκαταστημάτων της επιχείρησης.

α. Κάθε «Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ» και «Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΣ» πίνακας προσωπικού θα υποβάλλεται από την έδρα της επιχείρησης και θα περιλαμβάνει τους εργαζόμενους σε έναν και μόνο τόπο απασχόλησης(π.χ. έδρα, εμπορικό κέντρο Α, κέντρο διασκέδασης Β, εμπορικό κατάστημα Γ κ.λπ.).

β. Ως «Αρμόδια Υπηρεσία ΣΕΠΕ» θα καταχωρείται το ΤΚΕ της περιοχής του τόπου απασχόλησης.

γ. Στο πεδίο των παρατηρήσεων της ενότητας «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ-ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ» θα καταχωρούνται τα στοιχεία της διεύθυνσης του τόπου απασχόλησης, με εξαίρεση την περίπτωση υποβολής για τους εργαζόμενους της έδρας.

ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ

Στις περιπτώσεις που υπάρχει κατατεθειμένη κατάσταση(πίνακας) προσωπικού σε ισχύ και κατά καιρούς η επιχείρηση μεταφέρει, λόγω αυξημένων αναγκών, τους εργαζόμενους σε άλλα υποκαταστήματα, τότε:

1. Αναρτάται στο υποκατάστημα όπου μεταφέρθηκαν οι εργαζόμενοι απόσπασμα του ισχύοντα ετήσιου πίνακα προσωπικού με τα στοιχεία των μεταφερθέντων εργαζομένων.

2. Υποβάλλεται από το υποκατάστημα στο οποίο μεταφέρθηκαν οι εργαζόμενοι «Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΣ ΩΡΑΡΙΟΥ» με το πρόγραμμα ωρών εργασίας των μεταφερθέντων μόνο εργαζομένων, με αναγραφή στο πεδίο των παρατηρήσεων της ενότητας «ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ-ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ»: «Μεταφορά εργαζομένων από υποκατάστημα . . .»

3. Σε κάθε επόμενη υποβολή «Ε4 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ» ή «Ε4 ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟΥ» πίνακα προσωπικού οι μεταφερθέντες εργαζόμενοι δεν διαχωρίζονται από τους εργαζόμενους του υποκαταστήματος στο οποίο μεταφέρθηκαν.